Réaliser fréquemment de petites améliorations est l’un des principes fondamentaux du Lean.
Chaque jour, on va essayer de faire de petits progrès, dès qu’on réalise que quelque chose peut être amélioré.
En procédant de cette manière-là, on va, petit à petit, faire progresser l’ensemble de l’entreprise.
Une perte de temps?
Voilà une question qui revient souvent: « Mais si on passe son temps à faire des petites améliorations ici et là, est-ce qu’on est pas en train de perdre son temps plutôt que de véritablement améliorer quelque chose ? »
Nous allons voir qu’il y a de multiples bénéfices à faire des petits pas. Pour le démontrer on va comparer les accomplissements de trois équipes d’une même entreprise.
Équipe A – le changement perceptible
La première équipe va travailler pendant toute une année. Après 12 mois de travail acharné elle présente ses résultats.
Grâce à ses efforts, elle peut démontrer qu’elle a amélioré l’efficacité de son département de 10%.
Et 10% c’est énorme! C’est quelque chose à célébrer!
D’ailleurs, en général, on aime bien célébrer les grands progrès. Ceux où on voit clairement qu’il y a un avant et un après. On peut s’enthousiasmer de ce contraste saisissant et fêter son accomplissement.
Équipe B – l’effort constant
La deuxième équipe travaille constamment. Chaque mois, elle réussit à améliorer son département de 1%.
À la fin janvier elle aura donc augmenté l’efficacité de 1%. Puis elle recommence en février et apporte 1% supplémentaire, etc…
1% par mois, c’est pas énorme au final.
Pourtant si on regarde l’accumulation de toutes ces améliorations, on arrive à la fin de l’année à un résultat de 12,7%!
C’est un peu mieux que la première équipe, qui pourtant – pouvait clairement démontrer un avant et un après.
Équipe C – l’exploit invisible
La troisième équipe, ne fait que de très petits pas.
Chaque jour, elle améliore son département de 1-pour-mille, c’est-à-dire 0,1%. C’est quasiment rien.
Si on rend visite à cette équipe et qu’on lui demande qu’est-ce qu’elle a changé récemment, sa réponse sera insipide: ce petit détail ici, cette petite chose là.
Franchement pas impressionnant. On en viendrait presque à se demander si on fait bien de les garder dans l’entreprise…
Mais curieusement si on fait les comptes à la fin de l’année, partant du principe qu’ils ont travaillé 240 jours au total, ils auront amélioré l’efficacité de leur département de 22,1%. Voilà qui est substantiellement plus que les 10% de l’équipe A!
Atteindre 10% par an
Imaginons maintenant que les équipent B et C veulent elles aussi atteindre 10% d’amélioration par année, tout en gardant leurs propres méthodes de travail, mensuelle ou quotidienne. Quels taux d’amélioration doivent-elles livrer pour égaler les performances de l’équipe A?
Pour l’équipe B, le taux sera de 0.8% par mois.
Pour l’équipe C, le taux sera de 0.04% par jour, seulement!
Au-delà de l’exemple: les effets réels
Il est clair que ces exemples sont très scolaires. Les chiffres sont joliment choisis et on y compare des intérêts qui se composent bien proprement. Les choses ne se déroulent pas ainsi dans la pratique. Toutefois, il y a quand même certains effets décisifs qu’on retrouve dans la réalité quand on effectue quotidiennement de petits pas.
L’accumulation
Le premier effet, c’est l’Accumulation.
On voit la première équipe qui travaille dur pendant une année, et met en pratique tout à la fin. C’est-à-dire que pendant toute une année, rien n’avait changé.
Le pouvoir de l’équipe C, et ce qui fait qu’elle gagne selon les chiffres, c’est qu’elle met en pratique chaque jour.
Dès le 2ème jour, elle bénéficie des améliorations réalisées le 1er jour. Le 3ème jour, elle bénéficie de ce qu’elle a amélioré le jour 1 et le jour 2. Et ainsi de suite. Elle accumule donc ses petits progrès, qui se renforcent mutuellement au cours du temps.
La vitesse d’itération
Le deuxième effet, c’est que l’équipe C a une Vitesse d’Itération beaucoup plus élevée.
Ses pas sont rapides, elle met en pratique dans la foulée et collecte immédiatement le feedback des parties prenantes (opérateurs, clients internes…)
Elle peut vite essayer quelque chose, et si ça ne marche pas: aucun problème ! Elle peut facilement faire machine arrière, adapter, réessayer, itérer.
Les enjeux sont faibles, les échecs insignifiants, mais l’apprentissage rapide.
Au contraire, l’équipe A travaille en autarcie pendant une longue période. À la fin, quand elle met en place sa solution, il y a intérêt à ce qu’elle fonctionne et s’intègre comme attendu ! Sinon, c’est un investissement conséquent de ressources qui risque d’être perdu ou dont les bénéfices se font attendre.
Résoudre immédiatement les problèmes
Demain, si vous voyez quelque chose que vous pouvez améliorer sur le champ ou avec un effort modéré: faites-le dès que possible!
Ce sont ces petites améliorations qui vont faciliter la vie, réduire la friction, éviter une erreur, permettre de travailler de manière plus sereine…
Ou encore, si vous faites une tâche, que vous avez dû passer plusieurs heures à vous documenter, comprendre quel est le problème et trouver comment le résoudre – peut-être même en essayant à plusieurs reprises avant que ça marche – et qu’en suite vous passez simplement à autre chose… c’est bien dommage!
Il est fort probable que cette même tâche réapparaisse dans quelques mois. D’ici là, les souvenirs se seront estompés et il faudra alors repartir du début.
C’est une perte nette que de passer du temps à faire quelque chose et de sauter l’étape d’investissement.
Ne passez pas simplement à la prochaine tâche, mais prenez le temps de documenter ce que vous avez appris et ce que vous avez fait. Vous réalisez ainsi un réel investissement qui vous permettra de gagner du temps la prochaine fois, voire de déléguer cette tâche.
Cette manière de procéder doit s’ancrer dans la culture de l’entreprise.
Chaque personne doit être non seulement capable mais aussi encouragée à apporter une amélioration.
Et c’est particulièrement important pour les employés qui sont plus proches du terrain. Ils remarquent les problèmes, sont les premiers à pouvoir sonner l’alarme et, le plus souvent, ont des propositions de solutions.
Si ces employés-là n’ont pas la possibilité de donner du feedback et d’agir, c’est une ressource énorme qui est perdue pour l’organisation. Les entreprises qui savent mobiliser tous leurs employés pour s’améliorer continuellement font des progrès substantiels et disposent d’un avantage compétitif important!
En résumé
- Apporter une multitude de petites améliorations a un impact très important à l’échelle de l’entreprise. Loin d’être des pertes de temps, elles représentent un avantage compétitif.
- Les améliorations s’accumulent ; se renforcent mutuellement.
- Les petits pas, rapides et peu risqués, permettent d’atteindre une vitesse d’itération élevée. Ainsi, l’organisation apprend rapidement, et les conséquences d’un échec sont extrêmement faibles.
- Effectuer dès que possible de petites améliorations et documenter doivent être des éléments de la culture d’entreprise.
